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首先傳真和復印所利用的電子媒介是不一樣的，傳真利用的是傳真機，復印利用的是復印機。如果想要傳真一份紙質文件的話，我們先需要把這份紙質文件的內容掃描下來，掃描之后這些內容會變成電子信號，傳送到另一臺傳真機中。當另一臺傳真機收到內容的時候，傳真機能夠把接受到的電子信息逆向轉換成紙質文件之前的影像，然后再把這個紙質文件打印下來就可以了。
復印的方法要比傳真的方法簡單一點，如果想要復印一份文件的話，我們只需要把這一份紙質材料放到復印機上，注意要對齊紙張大小的標記，不然很容易會印歪。然后按下相應的按鈕，就能夠把這一份紙質文件完整地復印下來了。
另外，傳真能夠當成一種憑證使用，但是復印卻不能當成一種憑證，它只能作為一種普通的紙質文件。傳真是能夠查明出處的，所以由于距離的問題，公司雙方的代表無法當面簽訂合同時，他們就會選擇以傳真的方式簽訂合同。因為傳真具有憑證的效力，所以即便是后來出現具有爭議的地方，也可以通過傳真文件來認定。
雖然傳真的文件和復印的文件在表面上并沒有太大的區別，但是復印的文件只是一個普通的紙質文件，復印機能夠起到的只是將一份紙質文件完全復印下來的作用。而且，它也并不能像傳真那樣能夠查出出處在哪里。
