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對于經常發郵件的辦公人員來說，經常會碰到提示文件太大，無法上傳的問題，這個時候，文件需要通過壓縮變小。壓縮文件是通過壓縮軟件才能壓縮的。
首先要下載一個壓縮軟件，壓縮軟件有兩種格式，一種是RAR，另一種是ZIP，現在大家用得比較多的是WinRAR，簡稱RAR，這是一種高效快速的文件壓縮軟件。
壓縮文件的具體方法如下：鼠標右鍵單擊想要壓縮的文件，選擇【添加到壓縮文件】，如果電腦上面同時裝有RAR和ZIP兩種壓縮軟件，這就需要選擇想要壓縮的格式，然后命名壓縮后的文件名，當然也可以默認和文件名一樣。然后點擊確定，電腦就會開始壓縮文件，一般如果文件不是太大的話，壓縮的速度也會非常快，大概幾秒鐘就搞定了。
如果是上傳到論壇里面的文件太大，這就需要在壓縮文件的時候，分成幾個帶分卷壓縮包，分卷包大小設置為論壇可上傳文件的大小即可，比如原來文件名為A.rar(3M)，壓縮成分卷包后為A.part1.rar(2M)與A.part2.rar(1M)兩個文件，這樣就可以上傳了。
壓縮后的文件不能直接打開，首先需要解壓文件，然后才可以打開。
